I cancellieri comunitativi, nel corso del loro mandato, raccoglievano una grande quantità di corrispondenza, documenti, atti, relazioni, in quanto referenti del governo centrale per la corretta applicazione della legislazione nei territori periferici.

Alla fine del loro incarico, generalmente, tutte queste carte, che per la loro natura non potevano far parte degli archivi dei singoli enti, venivano riuniti in grosse filze di carteggio.